Instrukcja do przygotowania deklaracji PIT za rok 2014.




Szczególną uwagę prosimy zwrócić na właściwą konfigurację Państwa oprogramowania do ePodpisu.
Niewłaściwa konfiguracja Państwa ePodpisu może spowodować odrzucenie przekazywanych dokumentów!



  1. Przed rozpoczęciem generowania deklaracji PIT powinien być rozpoczęty miesiąc styczeń 2015 !!!

  1. Pobieramy aktualizację programu Agema HR zawierającą pakiet związany z obsługą druków PIT.

  2. W głównym katalogu programu kadry należy skonfigurować plik ser.ini(zmieniamy nazwę pliku ser_start.ini zawartego w pakiecie aktualizacyjnym) w którym ustawiony będzie dostęp do bazy danych zgodnie z wzorem:

Server=Nazwa serwera;database=Nazwa bazy;uid=uzytkownik do bazy;##nazwa źródła ODBC

przykład 1: Server=twojserwer\sqlexpress;database=kp1;uid=kp1;##kp1

przykład 2: Server=192.168.1.124\sqlexpress;database=kp1;uid=kp1;##kp1_hr

- Nazwa bazy - najczęściej jest to ‘kp1’

- uzytkownik do bazy - najczęściej jest to ‘kp1’

- Nazwa źródła ODBC – nazwa źródła odwołującego się do głównej bazy programu - najczęściej jest to ‘kp1’



  1. W programie Kadry w pierwszej kolejności musimy skonfigurować PITY, w tym celu uruchamiamy po kolei:

- dla PIT-4R Kartoteka – Pity – PIT-4 – Pit-4R-konfigurator

- dla PIT-8AR Kartoteka – Pity – PIT-8A-konfigurator

- dla PIT-11 Kartoteka – Pity – PIT-11-konfigurator

- dla PIT-40 Kartoteka – Pity – PIT-40-konfigurator



  1. W każdym z tych konfiguratorów wybieramy odpowiedni rok – 2014 i poprzez przycisk ‘Dodaj’ przypisujemy rodzaje podatków do odpowiednich wierszy w danym PIT.

W PIT-4R jeśli chcemy przypisać podatek do wiersza 9, trzeba dodatkowo zaznaczyć opcję ‘Zlecenia’.





  1. Następnie możemy przejść do drukowania PIT – odpowiednio:

- dla PIT-4R Kartoteka – Pity – PIT-4 – Pit-4R-drukowanie

- dla PIT-8AR Kartoteka – Pity – PIT-8A-drukowanie

- dla PIT-11 Kartoteka – Pity – PIT-11-drukowanie

- dla PIT-40 Kartoteka – Pity – PIT-40-drukowanie











  1. Po wybraniu rodzaju PIT wybieramy Rok za który będziemy drukowali dany PIT.

W przypadku PIT-11 i PIT-40 na liście pracowników i współpracowników pokażą się tylko te osoby które w danym roku uzyskały jakikolwiek przychód.

  1. Po wybraniu z listy pracowników i/lub współpracowników wybieramy funkcję ‘Pokaż’ a następnie ‘Oblicz’(rys.pkt 1) ( za pierwszym razem – jeśli już mieliśmy obliczony PIT za dany rok nie musimy ponownie obliczać) – o statusie obliczenia informuje odpowiedni tekst w pozycji ‘Wyliczony’(rys.pkt 2) przy każdym pracowniku.




  1. Po obliczeniu możemy edytować wybranych pracowników/współpracowników za pomocą polecenia ‘Edycja’

  1. W celu wydruku formularza wybieramy polecenie ‘Podgląd’ lub ‘Drukuj’


  1. Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji w postaci elektronicznej.


  1. Przed wysłaniem deklaracji PIT na bramkę produkcyjną należy się upewnić że mamy złożone we właściwym urzędzie skarbowym upoważnienie UPL-1 na osobę która będzie podpisywała deklaracje certyfikatem kwalifikowanym, oraz należy upewnić się że mamy odblokowany port 443 do wysyłania.

  2. W programie należy uzupełnić 4-cyfrowy kod urzędów skarbowych (zestawienie urzędów wraz z kodami można pobrać ze strony: http://www.e-dek.pl/downloads/Kody%20urz%C4%99d%C3%B3w%20skarbowych.pdf)

  3. Słowniki – Urzędowe – Urzędy skarbowe – Kod urzędu

  4. Uruchamiamy program, a następnie odpowiednio:

- dla PIT-4R Kartoteka – Pity – PIT-4 – Pit-4R-drukowanie

- dla PIT-8AR Kartoteka – Pity – PIT-8A-drukowanie

- dla PIT-11 Kartoteka – Pity – PIT-11-drukowanie

- dla PIT-40 Kartoteka – Pity – PIT-40-drukowanie

  1. Po wybraniu rodzaju PIT wybieramy Rok za który będziemy przesyłali dany PIT.

  2. Wybieramy z listy Pracowników/Współpracowników dla których będziemy chcieli wyeksportować dane i wybieramy polecenie ‘Pokaż’ (w przypadku PIT-4R i PIT-8AR przechodzimy od razu do pkt-u 17)

  3. Następnie przygotowujemy edeklaracje – w tym celu wybieramy polecenie ‘Przygotuj e-deklarację’

  4. Program poprosi nas o wskazanie ścieżki do zapisu plików – każdy rodzaj PIT zapisujemy w osobnym podkatalogu np. edeklaracje\PIT40, edeklaracje\PIT11, edeklaracje\PIT4R, edeklaracje\PIT8AR

  1. Przy zapisie dokumentów do formatu xml przeprowadzana jest kontrola wypełnienia pól adresowych: Gmina, Powiat, Miejscowość, Województwo, Kod pocztowy, Poczta i Numer domu oraz poprawności wypełnienia Kodu urzędu skarbowego.

W razie braku którejkolwiek z tych pozycji dla pracowników/współpracowników – otrzymamy komunikat że ‘Eksport zakończony z błędami’

i otworzy się okienko z listą błędów, którą możemy wydrukować i następnie uzupełnić brakujące dane.

Po uzupełnieniu ewentualnych braków, należy jeszcze raz powtórzyć krok ‘17’.

  1. Kolejnym krokiem jest podpisanie utworzonych dokumentów certyfikatem kwalifikowanym.

Konfiguracja oprogramowania do podpisywania dostępna jest pod adresem

http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1209811/Oprogramowanie+do+podpisu+-+konfiguracja.pdf

W tym celu uruchamiamy odpowiedni program (w zależności od posiadanego certyfikatu będą to:

- Unizeto: ProCertum SmartSIGN,

- Sigillum: Sigillum Sign 4

- KIR: Szafir 2.0

Pliki xml do podpisania znajdować się będą w odpowiednich podkatalogach utworzonych w kroku ‘8’ np.

edeklaracje\pit11\do_podpisu

edeklaracje\pit40\do_podpisu

edeklaracje\PIT4R \do_podpisu

edeklaracje\PIT8AR\do_podpisu

  1. Po podpisaniu dokumentów wracamy do programu (patrz pkt 14). Nie musimy ponownie wybierać roku i Pracowników/Współpracowników.

Wybieramy polecenie ‘Eksportuj e-deklaracje’. Uruchomi się okienko ‘E-deklaracje’, następnie wybieramy rodzaj bramki.

Bramka ‘Testowa’ nie weryfikuje prawidłowości podpisu i dokumenty nie są zapisywane w sposób trwały w urzędzie skarbowym.

  1. Właściwą bramką do wysyłania dokumentów do urzędu skarbowego jest bramka ‘Produkcyjna’

  2. Po ustawieniu bramki wybieramy ‘Wyślij pliki’



  1. Nastąpi przesłanie dokumentów do urzędu a zwrotnie otrzymamy komunikat o przesłaniu dokumentów do weryfikacji, powinien być to status ‘301 Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu’

  2. Po przesłaniu wszystkich dokumentów otrzymamy informację że ‘Wysyłka plików została zakończona’

  1. Możemy wtedy pobrać statusy błędów, w tym celu wybieramy ‘Pobierz statusy błędów’



  1. Jeśli dokumenty były prawidłowo wypełnione i podpisane powinniśmy otrzymać komunikat o statusie ‘302 Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu’ lub ‘303 Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu’

Czas weryfikacji – min 2 godz. – wynika z polityki CA

  1. W przypadku dokumentów zawierających błędy będzie to status z serii ‘400 Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem‘. Są to następujące błędy:

‘401 weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd’

- brak pozycji obowiązkowych

- niewłaściwy format lub zawartość pozycji

- niewłaściwa kolejność elementów

Opis statusu zawiera dodatkową informację o rodzaju błędu i miejscu jego wystąpienia.

‘402 Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji’

‘403 Dokument z niepoprawnym podpisem’

- niezgodność standardu użytego podpisu (wymagany jest xades)

- błędy w strukturze dokumentu uniemożliwiające wyodrębnienie podpisu elektronicznego lub niedozwolone znaki w XML

- modyfikacja zawartości podpisanego dokumentu lub podpisu już po jego złożeniu

‘404 Dokument z nieważnym certyfikatem’

‘405 Dokument z odwołanym certyfikatem’

‘406 Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą’

‘407 Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką’

‘408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie’

‘409 Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów’

- oznacza to brak jednej lub więcej wymaganych pozycji np. Pesel, numer domu itd.

‘410 Złożony dokument (zeznanie ) bez podpisu nie może być korektą’

‘411 Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim identyfikatorem podatkowym’

‘412 Weryfikacja negatywna – niezgodność danych informacyjnych’

- np. niezgodność NIP, numeru pesel, daty urodzenia, nazwiska, pierwszego imienia z danymi w zeznaniu



  1. W przypadku błędnych dokumentów – należy poprawić błędy i wrócić do kroku ‘17’

  2. Przy ponownym sprawdzaniu statusu błędów, jeśli dokumenty były prawidłowo wypełnione powinny otrzymać status 200

‘200 Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO’

‘200 Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO’

- przesłany dokument jest identyczny z wcześniej złożonym, poprawnie zweryfikowanym i przyjętym dokumentem przez system e-Deklaracje. Weryfikacja dokumentu nie wykazała błędów. Zwracane jest Urzędowe Poświadczenie odbioru (UPO) dla pierwotnego dokumentu

  1. Jeśli otrzymaliśmy status 200, możemy pobrać Urzędowe Poświadczenie odbioru (UPO) w tym celu wybieramy ‘Pobierz potwierdzenia’.

Tylko przy takim statusie (200) zostanie pobrane potwierdzenie UPO !.

  1. Potwierdzenia zapisywane są w katalogach utworzonych w kroku ‘18’